I dag tenkte jeg å skrive om jobb igjen, men må vel passe på å være rund i kantene. Har nemlig x-kolleger fra NTNU, med tette relasjoner til DFØ som er innom av og til. Så bare for å ha sagt det, alt det som følger er mine høyst personlige betraktninger. 

Blogg for meg handlerom å sortere tanker, og er vel så mye for egen del som for andres. Så dette blir et kjedelig innlegg for de fleste! 

I dag var det BOTT Kick-off i DFØ. Det betyr at prosjektet mot universitetene (BOTT) er i gang, og det vil prege arbeidsdager de neste  årene. BOTT er på mange måter som alle andre kunder, for er begrenset hvor spesielle prosesser fra bestilling til hovedbok kan gjøres. Samtidig er de spesielle gjennom at de har både faglig og eksternfinansiert aktivitet, lengre planhorisonter og utfordrende styrings og beslutningslinjer. Kundene til DFØ har i dag er i stor grad departement, direktorat og tilsyn, helt andre typer virksomheter, planhorisonter og styringsbehov (ref. Kjell Bernstrøm BOTT).   

Effektiviseringen ligger i at de største universitetene standardiserer, og gjennom det kan benytte samme løsninger som støtte i like prosesser. Risikoen er akkurat den samme, der det å standardisere i akademia alltid er mer tidkrevende enn planlagt.  

Når jeg sluttet i NTNU var det knyttet til følgende motivasjon; 

• All utvikling på økonomiprosesser ble stoppet. Styret vedtok i all tydelighet at det skulle settes til DFØ.  
• Ansatte måtte regne med å gå inn i tunge/lange standardiseringsprosesser mot BOTT (med svært uklare tids, ansvars og beslutningslinjer). 
• DFØ var tydelige på at de ønsket å gå fra tradisjonell regnskapsoppfølging og mer i retning av økonomi og virksomhetsstyring. Det var utvikling og styringsfokus i stillingsannonsen og rekrutteringsprosesser. 

Nå etter snart et halvt år tenker jeg dette er status; 

• DFØ er nok som jeg ble advart om på forhånd. Stort fokus på transaksjoner og tilhørende systemtilpasninger. Det å erstatte dagens system for BOTT kan  innebære noe utvikling, men når system, pris og tid er satt vil leveransen handle om hva en rekker innen fristen samtidig som BOTT sliter med standardisering.
• Det å si høyt at budsjettprosessen er viktigere enn leveransen faller ikke i god jord her. Poenget med budsjettet er å få opp avvik som her betyr styring. Dagens kunder har typisk svært kort planhorisont. Om styring handler om lederfokus over tid er det en lang vei å gå.
• DFØ er en driftsorganisasjon som jobber for effektiv transaksjonsbehandling (regnskap og lønn). Verden utvikles stadig raskere, og det betyr at utvikling og drift bør smelte mer sammen. Enkelte ønsker å tilby nye tjenester, gjerne mot styring, men hardt med kultur for innovasjon/utvikling i en driftsorganisasjon (på alle nivå!). Jeg opplever at BOTT er delt, en driftsorganisasjon (transaksjon og systemfokus) og et nivå med svært mange ledere/lederstøtte som sier de ønsker bedre grunnlag for styring.
• Det snakkes mye i BOTT om forståelse gjennom nye koblinger av data eller nye datasett. For å komme dit har trelagsarkitektur blitt sett på som nødvendig, et langt steg fra de mange hundre systemspesifikke databasene som preger DFØ.  Samtidig skjer det mye interessant i skyløsninger, som tilbyr både lagring, rask databehandling og tjenester (plug and play) som er bedre enn løsninger implementert i dagens BOTT. Det skjer en utvikling, og det store spørsmålet er hvem og hvordan en bør tilnærme seg det. UNIT har i det siste satset på å tilby virksomhetsstyring for UH-sektoren, inkludert aktivitetsdata og økonomi. Det vil over tid kunne konkurrere med tilsvarende system i BOTT, men også ta mulighetsrom fra DFØ. Landskapet er i endring, og mye er uklart for hva som skjer fremover – og ikke minst hvem som best  vil kunne dekke et mangfoldig behov mot «styring». 
• Fremtidens mulighetsrom ligger nok mot kunstig intelligens/maskinlæring, plan og prognoseløsninger (FLBI). Det kan nok gjøres på «transaksjoner» (automatkontering, kontrollrutiner, automatprognoser etc.) eller kundeservice (chatbots etc.). Det store behovet mot styring handler om å ha store datasett som effektivt kan analyseres og kobles på tvers (også mot andre). Trenden er at dette gjøres utover hva mennesker er i stand til. Data Science og algoritmer vil  forandre mye av dagens mulighetsrom over tid. 

Konklusjonen er at både BOTT, DFØ og UNIT er i endring, men sliter med å definere mål, retning og innsats. Det gir til dels uklar ledelse og hundrevis av til dels frustrerte medarbeidere. Ikke alle lever like godt med usikkerhet og vi tilpasser oss forskjellig. De som tar det mest med ro vil bli utdaterte, og vi som har det mest travelt vil  konstant leve i frustrasjon og ha tilpasningsproblemer. 

Min personlige erfaring er vel at desto mer utdaterte vi blir, desto mer kompenseres det med løse ord, planer/strategier og prosesser. Involvering er trygt, så lenge en ikke forpliktes mot faktiske leveranser. En høy prosentandel av seniorrådgivere i BOTT er i denne kategorien og kanskje er jeg der selv. Det kan nok være behagelig, gitt at en klarer å unngå å bli frustrert. Kjenner meg godt nok til å vite at jeg vil slite, for påstår jeg er best når jeg forstår målet og har forutsetninger for å gå i den retning. Da er konklusjonen at jeg må skape meg et rom å jobbe innenfor, sånn at det blir enklere å ha mål, holde seg oppdatert, begrense usikkerhet og frustrasjoner. Tålmodighet er en dyd, men den kan sannelig også ha en pris.

Nå ble det mye løse ord og tankeprosesser uten mye mål og mening, så får vel heller komme meg på trening.